究極の会議
鈴木 健 
ミーティングって、なかなかうまく行きません。特に、現在のようにノンネイティブかつマルチカルチュラルのメンバーで集まってしまうと。何かいい方法ないかなぁ、と思って読んでみました。
「会議はその場で議事録を作るためにある」 P.3
そうだったんですね。きちんとした議事録さえできれば、確かに会議の目標は達成される気がします。
議事録ドリブンでは、会議中に議事録を書いてしまい、会議終了時点では参加者全員の合意が取れた議事録が完成しているという状態をつくってしまう。 P.18
こういう方法を、周囲を巻きこみながら、いかに実現していくか。それが究極的に難しい気がします。
15のプラクティスが紹介されているのですが、以下３つほどご紹介します。
プラクティス2－ゴールの共有
プラクティス7－意味の明確化
プラクティス14－共通の用語
ゴールの共有は、最近のミーティングでは必ずしも行っているわけではありませんが、比較的よくやっているような気がします。初めはけっこう違和感がありましたが。
意味の明確化。誰が、何を、いつまでにやるのか、これを明確にしてメモをしておかないと、トラブルの元になる気がします。
それから、共通の用語。同じ言葉を同じ概念として理解した上で話をしているのかどうか。もし解釈が異なっていた場合、まともな会議はできないでしょうからね。定義をきちんと確認しないまま、議論が白熱してしまうの状況が最もこわい気がします。でも、しばしばそういうシチュエーションになることがあります。
Word や GoogleDocなども紹介されていて、実際どのようにやるのがよいのか、かなり具体的に書かれています。
早速、これに近い方法でミーティングをやろうと、IB projectのチームに言ってみたところ、反対者が多く、あえなく却下されてしまいました。うーん、、、なんとかして改善していかなければ、、、
